1月の業務で最も手間がかかる作業といえば「総括表」を各市町村へ郵送する作業です。総括表というのは、例えばA社の従業員のうちB区に住んでいる人は3人いて、その3人の給与はいくらです。というのを報告するもので、この総括表をもとに住民税が計算されて、翌年の5月頃に住民税はいくらですという通知が届く仕組みになっています。

この郵送作業の何が面倒かというと、この総括表に給与支払報告書（源泉徴収票とほぼ同様）を2枚添付して提出する必要があります。この給与支払報告書を添付した総括表を各市町村へ郵送す作業が従業員さんが数名の会社さんでしたらそれほど手間ではないのですが、従業員さんが何十人もいて、提出する市町村もいくつもあるとかなりの手間です。

紙で郵送する場合

• システムにもよりますがA4用紙に源泉徴収票を印刷すると源泉徴収票（税務署提出用と受給者交付用）と給与支払報告書が2枚印刷されるのでこの2枚切り取る
• 各市町村ごとに切り取った給与支払報告書を集める
• 総括表に記載されている人数と給与支払報告書の添付数が正しいかチェックする
• 封筒に詰めて郵送する

これが紙で提出する場合の作業の流れです。封筒に詰めて宛名ラベルなどを貼って、切手貼って郵送します。

時代も進化したもので、この総括表については電子申告で対応することが可能になっています。確かに最初の設定などは面倒かも知れません。ソフトをダウンロードしたり入力項目をしっかりと入力していなかったりしないとエラーが出たり。しかし、この初期設定に時間をかけたとしても、時間を割くのは最初の年だけで翌年からはそれほど手間がかかりません。毎年の郵送作業よりもよっぽど楽です。しかも切手代がかかりません。

電子申告で提出する場合（イメージ）

• 必要なソフトをダウンロードして設定作業をする。(最初の年だけ面倒）
• 給与ソフトと連動していればすでに年末調整後の給与データは入力済みなので提出先などをチェックする
• 電子申告データを作成し各市町村へ送信する

たったこれだけです（これだけと言っても最初の設定作業は結構面倒ですが…）。電子申告と言うと国税のイメージが強かったのですが、総括表についても電子申告を利用しない手はありません。今年の提出期限は1月31日が日曜日ですので2月1日になります。まだ時間はありますので検討しては如何でしょうか。